La asociación civil Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México ha dejado huella en la nación mexicana al ejecutar proyectos estratégicos de rescate de patrimonio documental. A lo largo de 20 años ha desarrollado un diálogo colaborativo con más de mil instituciones públicas y privadas.
Es por ello que el Archivo de Adabi es un espacio que resguarda toda la memoria documental que la institución ha producido y es muestra del diálogo colaborativo que se ha desarrollado con cientos de instituciones con las que se han ejecutado proyectos de rescate patrimonial.
Actualmente, el archivo institucional se clasifica en ocho secciones documentales que corresponden a Dirección, Coordinación de Archivos Civiles y Eclesiásticos, Coordinación de Conservación, Restauración y Encuadernación, Coordinación de Bibliotecas y Libro Antiguo, Coordinación de Fuentes Fotográficas, Difusión, Publicaciones y Administración.
Los fondos incorporados son documentos resguardados en un archivo que no fueron producto de la actividad institucional a la que pertenecen. Sin embargo, sí forman parte del archivo por su relación histórica, ya que en conjunto son fundamentales para comprender la historia de la archivística mexicana y de la institución en la que se encuentran.
En este sentido, el Archivo de Adabi resguarda dos fondos incorporados que son eslabones para entender la fundación de la asociación civil y para abonar a la historia de la archivística en el país.
Fondo Personal Jorge Garibay Álvarez
El Fondo Personal Jorge Garibay Álvarez (1935-2020) es testimonio de una vida dedicada a la archivística, decantada principalmente a las instituciones eclesiásticas que hoy en día han demostrado ser fuente de riqueza histórica y cultural y que son merecedoras de preservación y difusión. El maestro Jorge Garibay Álvarez logró visibilizar la riqueza documental de este tipo de fondos y se preocupó por generar relaciones con la jerarquía eclesiástica para restaurar la confianza en la relación Iglesia-Estado. Realizó fructíferos rescates documentales, capacitó y sensibilizó a varias generaciones de estudiantes de Historia en el ámbito patrimonial, realizó valiosos manuales con el objetivo de avanzar en la profesionalización de la labor archivística y elaboró distintos instrumentos de difusión como la revista Amare.
Fondo Fideicomiso Preservación de la Memoria de México
Este fondo resguarda la producción documental generada en el cumplimiento de las funciones del órgano denominado Fideicomiso Preservación de la Memoria de México. En diciembre de 1999 la doctora Stella María González Cicero fue nombrada directora general del Archivo General de la Nación y con el objetivo de contribuir, continuar y mejorar las funciones institucionales impulsó, en conjunto con empresarios, archivistas, particulares e intelectuales la creación del Fideicomiso Preservación de la Memoria de México. Esto permitió el desarrollo de estrategias de organización, descripción y difusión documental, por medio del desarrollo de programas específicos con metas establecidas a corto y largo plazo, sujetos a la aprobación de un comité técnico.
Reglamento de consulta pública e interna
Archivo de Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México, A.C.
Generales
Se debe solicitar la consulta a través de un correo electrónico a la dirección archivo@adabi.org.mx donde se describirá el documento a consultar acompañado de una carta de motivos debidamente membretada por la institución remitente, dirigida a la doctora Stella María González Cicero.
El horario de servicio de consulta será de 9 a 14 hrs.
El encargado del archivo brindará el servicio de consulta a usuarios internos y externos y proveerá de lo necesario para que la misma, sea de calidad, pertinencia y oportunidad.
Los usuarios internos y externos podrán realizar la consulta portando lápices, papel y computadora que deberá quedar registrada al momento de ingresar al edificio.
El usuario externo quedará obligado a registrar su entrada y salida portando una identificación oficial que quedará bajo resguardo del responsable del archivo.
Los usuarios internos podrán ingresar a la consulta de archivos digitales, a través del servidor institucional, dicha consulta deberá ser solicitada con un correo electrónico dirigido al encargado del archivo.
De la reprografía
Los documentos del Archivo de Adabi no pueden ser fotografiados de manera directa, la reproducción de cualquier tipo tiene que ser evaluada por la coordinación, la dirección y la administración de la institución.
Las imágenes del Archivo de Adabi que sean solicitadas para uso masivo quedarán obligados a citar la fuente.
Los usuarios internos o externos que soliciten el servicio de reprografía firmarán una carta compromiso aceptando que la reproducción de cualquier material no implica la cesión patrimonial o disfrute autoral de la obra.
Las solicitudes de reprografía de los usuarios internos o externos que rebasen las 30 imágenes, se someterán a la consideración de la dirección general, adjunta y la administración institucional.
De las reservas
Se restringirá la consulta de los documentos que se encuentren en proceso de descripción general hasta que se concluyan los procesos de organización establecidos en el Plan Anual de Desarrollo Archivístico en curso.
La dirección tomará la decisión de reservarse la consulta de cierta documentación.
De las medidas disciplinarias y sanciones
La pérdida, extravío, daño o deterioro de los documentos del archivo, así como toda acción y omisión que pueda causar prejuicio o poner en riesgo los acervos, será considerado como causa grave de responsabilidad y será objeto de las sanciones siguientes:
En caso de responsabilidad institucional, el asunto será turnado a la presidencia, a la dirección y al área administrativa.
En caso de robo, extravío o daño, los responsables de las áreas productoras deberán realizar las siguientes acciones:
Los usuarios internos o externos que pierdan o dañen el acervo, deberán reponerlo y cubrir el costo del proceso técnico correspondiente, En casi de no ser posible su reposición, deberán realizar lo siguiente:
Los usuarios internos o externos que tenga objeciones o quejas sobre el servicio deberán comunicarlas directamente al área administrativa de la asociación civil, quien determinará lo procedente en acuerdo con la dirección, o en casos no contemplados por el presente reglamento. No se tomarán en consideración quejas o denuncias anónimas.
Disposiciones finales
Cualquier situación no prevista en el presente Reglamento será resulta en primera instancia por la coordinación del área de archivo.
Transitorios
El presente Reglamento podrá ser modificado y/o actualizado cada tres años o siempre que lo considere necesario el personal de la institución y deberá ser sometido nuevamente a revisión y aprobación.
El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el personal institucional, y será publicado en la página electrónica de la entidad para conocimiento de la comunidad.
